MINI ERP LÀ GÌ? Tại sao doanh nghiệp nhỏ và vừa lại nên triển khai MINI ERP thay vì các hệ thống ERP lớn – phức tạp. Hãy cùng WPRO tìm hiểu thêm về giải pháp được dành riêng cho SME này nhé.

Ghi chú: SME: Small and Medium Enterprise (Doanh nghiệp nhỏ và vừa)

1. ĐỊNH NGHĨA MINI ERP

ERP MINI là 1 hệ thống quản trị doanh nghiệp cho phép nhiều bộ phận cùng khai thác 1 nguồn dữ liệu thống nhất; Cho phép lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp 1 cách tối ưu.

Và cũng là giải pháp có tính linh hoạt cao nhất trong các ERP do ngoài các tính năng có sẵn, form mẫu phiếu có thể chỉnh  theo yêu cầu của từng doanh nghiệp.

MINI ERP sẽ giải quyết được việc chồng chéo trong công việc, dữ liệu không nhất quán, không có tính thừa kế… Giúp nâng cao hiệu quả quản trị của doanh nghiệp.

Ngoài ra, WPRO có thể đứng ở góc độ nhà tư vấn độc lập, cung cấp nhiều giải pháp để các anh chị chọn lựa mà không mất quá nhiều thời gian tìm kiếm.

2. CÁC NHÓM PHẦN MỀM ERP BẠN NÊN BIẾT

Có nhiều tiêu thức phân loại ERP nhưng trong phạm vi bài viết này WPRO xin phép đánh giá trên thực tế của Việt Nam.

2.1. Phần mềm ERP của nước ngoài

Có nhiều cái tên nổi bật của nhóm này như: SAP, Oracle, Info, Dynamic,…

Ưu điểm là quản trị được dữ liệu lớn, nghiệp vụ phức tạp.

Nhược điểm là chi phí rất cao so với SME.

CHI PHÍ: +2 tỉ tới hàng chục tỉ đồng.

Cũng như hạn chế về mặt ngôn ngữ khi các phần mềm này thường chỉ có giao diện Tiếng Anh.

Và nhược điểm lớn nữa là không thực sự phù hợp với Đặc thù của doanh nghiệp Việt.

2.2. Phần mềm ERP trong nước được phát triển từ nền tảng phần mềm kế toán

Một số công ty phần mềm kế toán việt nam phát triển thêm 1 vài module từ Phần mềm kế toán. Sau đó định nghĩa là ERP (Cạnh tranh với nhóm số 1).

Nhưng trên thực tế thì tính năng thì thua kém khá nhiều.

Ưu điểm:

Dành cho những doanh nghiệp muốn chú trọng tới báo cáo thuế, tài chính theo quy định của Việt Nam.

Nhược điểm:

Dựa trên nền của phần mềm Kế toán nên Không mạnh về cung cấp thông tin Quản trị – điều mà đáng lẽ một hệ thống ERP phải làm được.

Tính linh hoạt chưa cao.

CHI PHÍ: ~ 1 tỉ

2.3. Hệ thống quản trị doanh nghiệp MINI ERP 

Đơn vị triển khai ERP MINI:

Hiện tại không có nhiều đơn vị chuyên nghiệp triển khai ERP MINI.

WPRO và ERPS là một trong những đơn vị Tiên phong tại Việt Nam triển khai hệ thống MINI ERP cho doanh nghiệp Việt.

Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm trên Google.

Nhược điểm:

Không mạnh mẽ về Tốc độ xử lý dữ liệu lớn như Nhóm 1 và không được thiết kế cho những Hệ thống quá lớn – phức tạp như của các Tổng công ty/ Tập đoàn.

Phân hệ kế toán (có hạch toán theo tài khoản) chưa quản lý được 1 cách tối ưu. Đây là lý do chính khiến cho nó được phân loại thành MINI ERP thay vì 1 hệ thống ERP hoàn chỉnh.

Ưu điểm:

Tính linh hoạt rất cao.

Các Module (Phân hệ) được thiết kế theo thực tế của từng doanh nghiệp nên luôn đạt hiệu quả cao nhất.

Tránh tình trạng: Cái thì thừa, Cái thì thiếu như các giải pháp ERP phổ biến.

CHI PHÍ: <500 triệu, thường thì với các doanh nghiệp nhỏ chỉ khoảng 100 triệu trở lại cho các module quan trọng.

3. CÁC PHÂN HỆ PHỔ BIẾN CỦA MINI ERP

01 Doanh nghiệp vận hành sẽ có nhiều Module/ Phân hệ khác nhau từ Tài chính, kế toán, kho vận, bán hàng… Nhưng 1 hệ thống MINI ERP thường gồm:

3.1. Phân loại theo bộ phận:

• Kho
• Bán hàng
• Công nợ
• Doanh thu, chi phí
• Lãi lỗ
• Tiền
• Mua hàng
• Sản xuất
• Báo cáo quản trị tổng thể

3.2. Phân loại theo chức năng:

• Ghi chép thực tế phát sinh
• Thừa kế dữ liệu giữa các bộ phận
• Lập kế hoạch
• Phân tích, dự báo

4. MÔ HÌNH QUẢN LÝ CỦA MINI ERP

4.1. Hạ tầng

• Máy chủ Server
• Hệ thống các máy trạm kết nối với máy chủ
• Phương thức kế nối: Mạng Lan hoặc Internet

Nếu dùng mạng internet thì doanh nghiệp cần nâng cấp lên đường truyền doanh nghiệp. (Phí đường truyền thường thì khoảng 1 triệu/ tháng thay vì khoảng 300 ngàn/ tháng)

Máy chủ Server bạn có thể sử dụng máy tính bàn có cấu hình tương đối (ví dụ RAM 4G, Chip Pentium đời mới hoặc Core i3 trở lên…)

4.2. Dữ liệu được quản trị như thế nào?

• LƯU Ở ĐÂU?

Dữ liệu ở các máy trạm được lưu TẬP TRUNG tại máy chủ thay vì lưu tại từng máy trạm.

• THỪA KẾ ĐƯỢC KHÔNG?

Đây chính là ưu điểm rất lớn của MINI ERP.

Ví dụ để bạn dễ hình dung:

• VD1: Nhân viên A chuyên phụ trách cập nhật danh mục hàng hóa. Mỗi khi bạn A cập nhật thì tất cả các bộ phận liên quan tới danh mục hàng hóa để có thể dùng chung danh mục mới được cập nhật này.
• VD2: Bộ phận kinh doanh có 10 nhân viên sử dụng chung danh mục khách hàng. Ví dụ nhân viên B thêm mới 1 khách hàng hay thêm mới 1 lịch sử chăm sóc khách hàng XYZ. Mọi nhân viên khác khi tra cứu có thể biết được chi tiết thông tin về khách hàng XYZ này và lịch sử gọi điện/ chăm sóc mà không cần phải hỏi ai. Bởi lẽ dữ liệu đã được lưu trên hệ thống.
• VD3: Bộ phận mua hàng khi muốn lập đề nghị mua hàng chỉ cần click 1 lần, dữ liệu về Hàng tồn kho hiện tại + dữ liệu về nhu cầu sản xuất sẽ tự động được tải về và lên báo cáo số lượng hàng cần mua được khuyến nghị bởi phần mềm. Nhân viên mua hàng chỉ cần đánh giá lại các mục bất thường để điều chỉnh cho phù hợp với thực tế thay vì phải ngồi cộng cộng trừ trừ.

Tính thừa kế là 1 trong những ưu điểm nổi bật của hệ thống ERP.