Excel là công cụ phổ biến để quản lý bán hàng, kho, công nợ. WPRO.VN sẽ hướng dẫn nhanh bạn Cách tạo file quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng hóa bằng excel hàng ngày.
PHẦN 1. NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI TẠO FILE BẰNG EXCEL
Trước khi bạn dành thời gian để học cách tạo file, Wpro muốn nói cho bạn biết các ưu nhược điểm của việc dùng Excel. Từ đó bạn sẽ có được mục tiêu và định hướng đúng đắn.
1.1. Ưu điểm
- Miễn phí là ưu điểm lớn nhất. Bạn không phải trả bất kỳ chi phí nào khi bạn có thể tự lập được 1 file quản lý kho, bán hàng đơn giản trên excel.
- Dễ để bắt đầu: Chỉ cần máy tính của bạn có cài Microsoft Office là có thể bắt đầu luôn rồi.
- Linh hoạt: Bạn có thể làm được rất nhiều báo cáo, chỉ tiêu phục vụ mục đích quản lý của bạn khi dùng Excel. Không giống như các phần mềm dựng sẵn, bạn bị bó buộc bởi các tính năng mà công ty phần mềm/ chuyên gia xây dựng sẵn.
- Dễ sửa, bổ sung: Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng… Hoặc có thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.
- Có thể share cho nhiều người dùng. Tuy nhiên điểm này chỉ áp dụng với các file excel bán hàng đơn giản được lập hoàn toàn bằng công thức. Cần có google sheet để sử dụng tính năng này.
1.2. Nhược điểm
- 1 người nhập dữ liệu tại 1 thời điểm: Như bạn biết với word, powerpoint, Excel.. cũng chỉ duy nhất 1 máy nhập liệu được tại một thời điểm. Người khác có thể xem nội dung và thông tin mới cập nhật thông qua thao tác lưu của người nhập chính. Phần mềm được viết trên CODE LẬP TRÌNH, gần như không dùng công thức. Do vậy không hoạt động được trên Google sheet.
- Đầu tư thời gian tạo file: Đương nhiên là phải mất thời gian để tự lập file excel quản lý kho, bán hàng. Đối với những người đã có kiến thức nền tảng về hàm excel thì việc này không mất nhiều thời gian lắm. Ngược lại thì bạn phải học khá nhiều đó.
Ghi chú: Trong trường hợp bạn muốn nhiều người cùng nhập thì WPRO.VN sẽ có giải pháp phần mềm quản lý bán hàng, kho trên SQL Server kết nối qua mạng LAN / Internet.
1.3. Khi dùng file excel quản lý nhập xuất kho trên mạng cần quan tâm tới điều gì ?
[ THỰC TRẠNG ]
Bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi tải file mẫu miễn phí từ trên mạng về của các trang website theo bạn là tin cậy khi tìm hiểu.
Nếu chưa rõ, bạn có thể tham khảo ý kiến bạn bè, đồng nghiệp khác và mọi người xung quanh bạn.
Có không ít người lên mạng tải 1 vài file quản lý nhập xuất tồn kho hàng hóa, bán hàng được dựng sẵn công thức về dùng. Mục đích của nhà quản trị các bài viết đó là chia sẻ thông tin hữu ích để mọi người cùng biết thêm kiến thức mới.
Kiến thức này được đúc kết từ kinh nghiệm làm việc, sự trải nghiệm thực tế khi làm việc. Bạn không cần phải lo lắng gì đâu. Bởi vì xã hội hiện đại, công nghệ phát triển.
Bạn chẳng khó khăn gì nếu muốn tìm kiếm thông tin mình cần qua mạng xã hội: Google… Bạn cần hiểu rằng, file đó họ lập để phục vụ cho công việc của họ rồi họ chia sẻ cho mọi người tham khảo mẫu biểu là chính.
Khi bạn dùng file có sẵn công thức mà không hiểu công thức được tính toán như thế nào thì báo cáo có thể không chính xác.
[ GIẢI PHÁP ]
- Học hành chăm chỉ: Khi bạn hiểu rõ bản chất và tác dụng của các công thức thì bạn mới kiểm soát được dữ liệu báo cáo.
- Sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng excel CHUYÊN NGHIỆP của các công ty có uy tín.Trong đó bạn có thể tham khảo:
==> Đừng bỏ lỡ:
HÃY XEM NGAY ==>
Top các phần mềm – file excel quản lý kho có sẵn
PHẦN 2. CÁCH TẠO FILE QUẢN LÝ NHẬP XUẤT TỒN
2.1. Tạo mẫu file excel nhập xuất tồn hàng hóa
- B1: Mở file excel trắng tinh lên
- B2: Bạn tạo 5 sheet mới và sửa lại tên từng sheet với tiêu đề như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
- B3: Vẽ bảng biểu cho từng sheet
Lưu ý: Tùy vào nhu cầu của bản thân mình mà bạn có thể tạo thêm nhiều sheet mới và nhiều chỉ tiêu hơn cho mỗi sheet.
LINK TẢI MIỄN PHÍ MẪU FILE EXCEL
File quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng bằng excel
Chúng ta cùng xem chi tiết mẫu File mẫu quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng bằng excel sau:
-
HOME – Nút Trang chính (Trang chủ).
Sheet này có thể bạn không làm cũng được nhưng ad khuyên bạn nên làm. Thông thường bạn sẽ nhập các thông tin chung về công ty/ cửa hàng bạn tại đây.
=> Tìm hiểu thêm:
Reset lại cài đặt ngày tháng, số tiền, ngôn ngữ trước khi dùng
Hướng dẫn tăng giảm số lượng chữ số sau dấu thập phân WPRO 1.4 & WPRO.vn
Sử dụng Dropbox – điện toán đám mây kết hợp Phần mềm bán hàng WPRO 2.0 để đồng bộ dữ liệu
NHAP – Quản lý thông tin đầu vào của hàng hóa (NHẬP HÀNG) Bạn sẽ nhập các thông tin sau:
Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT,
Số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền,
Nhà cung cấp
Có thể sẽ cần thêm:
Số chứng từ,
Mã nhà cung cấp, SĐT, Địa chỉ nhà cung cấp,
Ghi chú.
==> Thông tin liên quan:
– Tạo phiếu nhập hàng – WPRO 2.0
– Cách đổi hàng cho nhà cung cấp
– Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp
– Phần mềm quản lý bán hàng WPRO 2.0
– Trả hàng nhà cung cấp trong phiếu nhập
Top các phần mềm – file excel quản lý kho có sẵn
-
XUAT – Quản lý thông tin hàng xuất ra của hàng hóa (XUẤT HÀNG)
Bạn sẽ nhập các thông tin sau:
Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, khách hàng. Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã khách hàng, SĐT, Địa chỉ khách hàng, ghi chú.
==> Bạn có thể xem thêm nữa:
– Tạo Phiếu xuất hàng – WPRO 2.0
– Sửa/ xóa mặt hàng trong nhập xuất – Nhanh chóng, tiện lợi
– Thu tiền bán hàng từ khách hàng
– Hướng dẫn nhập dữ liệu: Khách hàng đổi hàng – trả hàng trong phiếu xuất WPRO 2.0
– Xem báo cáo nhập xuất tồn, thẻ kho
– Cách in phiếu nhập xuất, chọn khổ giấy in – WPRO 2.0
-
DANH MUC – TẠO LẬP DANH MỤC CẦN THIẾT ĐỂ QUẢN LÝ CHUNG(DANH MỤC -HÀNG HÓA, NHÀ CUNG CẤP, KHÁCH HÀNG,TIỀN QUỸ,…)
Đây là phần quan trọng trong bất kỳ ứng dụng hay phần mềm.
==> Còn nữa Hãy xem tiếp: Giới thiệu danh mục của phần mềm Cách sắp xếp trong danh mục, báo cáo
Các thông tin chung về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, đvt… sẽ được lưu trữ tại đây. Khi nhập, xuất thực tế bạn chỉ cần nhập mã hàng thì các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị lên.
Ví dụ: Nhập mã ABC thì đơn giá bán của mặt hàng này sẽ được lấy từ danh mục lên để ta bán. Không phải mất công nhớ.
-
BAO CAO – LẬP BÁO CÁO CHI TIẾT, BÁO CÁO TỔNG HỢP VỀ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG, KINH DOANH (BÁO CÁO)
Thông thường ta chỉ cần tới báo cáo Bán hàng và nhập xuất tồn.
Với báo cáo bán hàng, bạn cần: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu Báo cáo Nhập xuất tồn: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối
==> Tổng hợp các báo cáo chi tiết bạn cần biết:
– Xem báo cáo chi tiết nhập kho, xuất kho
– Báo cáo chi tiết nhập kho, xuất kho theo hóa đơn
– Xem báo cáo chi tiết công nợ khách hàng, nhà cung cấp
– Xem báo cáo chi tiết thẻ kho
==> Tất tật về BÁO CÁO TỔNG HỢP BÁN HÀNG – PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHUYÊN NGHIỆP BẠN SẼ BIẾT – WPRO 2.0
– Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn
– Xem báo cáo công nợ tổng hợp – Trên phần mềm WPRO 2.0
– Đọc báo cáo tổng hợp nhân viên
– Xem báo cáo chi phí – WPRO 2.0
– Xem báo cáo danh sách đầu tư
– Hướng dẫn xem báo cáo quản trị – WPRO 2.0
Ở trong các Phần mềm quản lý bán hàng Excel chuyên nghiệp bạn sẽ nhận được nhiều thông tin quản trị hơn, ví dụ:
+ Xem được báo cáo bán hàng từ ngày … tới ngày… (ngày, tuần, tháng, năm)
+ Lãi lỗ từng mặt hàng
+ Tồn kho tới hiện tại
+ Tồn kho tối thiểu
+ Cảnh báo hết hàng khi xuất kho …
Top các phần mềm – file excel quản lý kho có sẵn
2.2. Hàm Excel sử dụng để lập file excel bán hàng, kho
Trong phạm vi bài viết ‘Cách tạo file excel quản lý kho, bán hàng’. WPRO không đi sâu giải thích bản chất hàm excel và cách dùng các hàm đó như thế nào. Bởi lẽ có quá nhiều bài viết trên Internet đã làm việc này.
Nguồn tham khảo học hàm Excel:
- Excel.webkynang.vn
- Youtube.com
- Giaiphapexcel.com
- Support.office.com
- Exceljet.net
- Techonthenet.com
- Excel-easy.com
- Ablebits.com
Các công thức sử dụng
Nhiều người nghĩ là phải học excel thật siêu thì mới làm được. Hoặc phải học nhiều hàm excel, giỏi đủ các hàm khó…. Không phải thế. Trên thực tế với các hàm excel phổ biến ta có thể làm hầu hết các yêu cầu của công việc.
Top các phần mềm – file excel quản lý kho có sẵn
Và với 1 file excel quản lý kho, bán hàng đơn giản, bạn chỉ cần biết tới 3 hàm sau:
- Vlookup
Đây là hàm tìm kiếm theo cột. [ Lý do dùng ] Khi nhập, xuất ta chỉ nhập mã hàng là đủ. Các thông tin về tên hàng và đơn vị tính, giá… Ta sẽ dùng vlookup để tìm kiếm từ danh mục hàng hóa sang. Điều này đảm bảo thông tin chính xác, nhất quán và tiết kiệm thời gian.
- Sumif (s)
Hàm này cực kỳ quan trọng và không thể thiếu. [ Lý do dùng ] Tính tổng số lượng và thành tiền nhập, xuất theo điều kiện: Từng mã hàng Từ đó xác định được số tồn cuối kỳ. Sumif là hàm tính tổng 1 điều kiện Sumifs là tính tổng nhiều điều kiện.
- Iferror
Hàm này có thể dùng hoặc không, nhưng WPRO khuyên bạn nên dùng. Bởi lẽ khi viết hàm vlookup thì ta sẽ áp dụng cho cả nghìn dòng để khi điền mã hàng thì giá tự lên. [ Lý do dùng ] Vấn đề phát sinh khi dùng vlookup ở dòng chưa có tên hàng thì sẽ trả về #N/A Ta dùng hàm Iferror để bẫy lỗi #N/A để làm cho file excel quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn cần thêm thông tin gì thì đừng ngại liên hệ với WPRO.VN nhé.
File quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng bằng excel
Xin cảm ơn, Trườngpx – CEO WPRO.VN
