WPRO gửi bạn mẫu file quy trình sao lưu dữ liệu để bạn tham khảo, hi vọng có thể giúp ích cho bạn. Đừng ngại chia sẻ nếu thấy hay bạn nhé.

Bạn đã tự đặt câu hỏi cho mình chưa:

• Vì sao phải sao lưu?
• Sao lưu dữ liệu như nào?
• Nếu không sao lưu thì công việc và cuộc sống của bạn có bị ảnh hưởng nhiều không.

Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu bạn một số lợi ích đem lại cho bạn về việc sao lưu dữ liệu. Nếu bạn có thói quen sao lưu dữ liệu thì bạn sẽ tránh được nhiều rủi ro trong quản lý dữ liệu.

Dữ liệu của các bạn dùng có quan trọng không? Tài liệu doanh nghiệp bạn có cần lưu lại không? 

Vậy sao phải lưu dữ liệu và lưu những gì là cần thiết?

PHẦN 1: TẦM QUAN TRỌNG CỦA DỮ LIỆU

1.1. Đối với cá nhân

Những kỷ niệm với người thân, bạn bè như hình ảnh, video bạn đã được chụp và được ghi lại trên máy. Bạn biết đó là những hình ảnh này là vô giá. Bạn biết có những khoảnh khắc sẽ chẳng khi nào trở lại được. Nếu như người đó đã ra đi, hay mối quan hệ đó đã không còn bền chặt như ban đầu. Tuy nhiên bạn vẫn muốn lưu giữ khoảnh khắc tuyệt vời đó.

Hay các công việc hàng bạn làm ở công ty. Bạn cần phải sao lưu dữ liệu tránh rủi ro không đáng có ảnh hưởng tới kết quả làm việc của bạn

• Máy tính không may hỏng đúng lúc đang cần dữ liệu. Vậy bạn sẽ phải làm gì đây ? Tất nhiên nếu bạn có thói quen sao lưu dữ liệu trên một công cụ hỗ trợ khác, hoặc gửi trên mail, điện toán đám mây…. Thì chẳng có gì cản trở được bạn.
• Hoặc đã làm tài liệu, vô tình  xóa mất dữ liệu. Vấn đề đó cũng không quá khó khăn nếu bạn luôn có sự chuẩn bị và dự phòng những tình huống xấu diễn ra.
• Mặc dù đã làm các tài liệu, đã lưu rồi nhưng không tìm thấy. Vì sao ư? Vì bạn lưu nhưng không sắp xếp dữ liệu hợp lý. Dẫn đến việc khi tìm dữ liệu cũng tương đối khó khăn

1.2. Đối với tổ chức, doanh nghiệp

Trong công ty có nhiều phòng ban, bộ phận,… Do đó việc kiểm soát dữ liệu chung sẽ gặp rủi ro lớn khi không có quy trình sao lưu và công cụ sao lưu tự động.

Việc không kiểm soát được dữ liệu hoặc sao lưu dữ liệu chưa thực hiện đúng quy trình dẫn tới nhiều hậu quả khác nghiêm trọng.

Tất cả các tài liệu công ty có thể bị mất, bị đánh cắp, thất lạc, hoặc bị hủy bỏ… nếu không phân công rõ từng bộ phận gắn với trách nhiệm.

Các trưởng ban, giám đốc công ty, quản lý có trách nhiệm phê duyệt tài liệu được coi là giá trị, cần lưu trữ để phòng ban nhận nhiệm vụ thực thi. Tránh việc lưu trữ nội dung không cần thiết, tốn thời gian, công sức, kho lưu trữ đầy.

• Cần phân loại tài sản: lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn.
• Tài liệu có thể xóa bỏ, hoặc cập nhật các phiên bản mới.
• Cần phân loại nhóm, người có thể sử dụng tài liệu lưu trữ đó: Tài liệu quan trọng nhất bí mật hoặc tài liệu dùng chung được phép khai thác.
• Tất cả nhân viên, phòng ban, bộ phận trong công ty cần phổ biến, triển khai để thực hiện đúng yêu cầu quy trình, quy định của công ty. Và chịu toàn bộ trách nhiệm nếu để sự cố xảy ra.
• Dữ liệu có thể được lưu trữ theo cách in ra bản cứng, tuy nhiên sức chứa của kho cũng hạn chế và nhiều rủi ro. Nên lựa chọn lưu trữ trên các công cụ hiện đại:

             * Ổ cứng di động: USB, chíp, thẻ nhớ….

            * Điện toán đám mây: Dropbox, google driver….

            * Gmail, zalo…

PHẦN 2: QUY TRÌNH SAO LƯU DỮ LIỆU

2.1. Quy trình sao lưu của cá nhân

LƯU Ý: 
– Cài điện toán đám mây và lưu file phần mềm vào folder điện toán (khuyến khích)
– Hàng tuần/ Ngày copy file phần mềm ra 1 ổ cứng ngoài hoặc gửi lên email để sao lưu độc lập
– Không được lưu file phần mềm tại ổ C hoặc Desktop

Đối với quy trình sao lưu cá nhân cực ký đơn giản.

Bạn cần làm như sau:

• Ngày bạn tạo ra dữ liệu: ảnh, video, file… đầu tiên
• Đặt tên gợi nhớ: theo ngày làm+ tên nội dung
• Bạn sẽ/ đã lưu trữ dữ liệu ở đâu, nơi khác nào nữa: dropbox, google driver, gmail….
• Đặt tên mới cho dữ liệu file… thay đổi sẽ sao lưu
• Bao nhiêu lâu thì bạn cần lưu trữ lại. Tùy vào những lần bạn cập nhật thông tin mới, hoặc thường xuyên dùng đến và sửa đổi nội dung. Thì tần suất sao lưu càng phải liên tục. Còn nếu bạn ít cập nhật thông tin sửa đổi thì tần suất sao lưu sẽ hạn chế hơn.
• Nội dung được thay đổi vào ngày tiếp theo nào?
• Bao nhiêu lâu thì bạn cần xóa file… đã cũ không dùng đến nữa: Dựa vào dữ liệu gốc bạn đã lưu và các lần tiếp theo sau sửa đổi, bạn có thể xóa file… không cần thiết, nếu đã duyệt.

2.2. Quy trình sao lưu của tổ chức, doanh nghiệp

Thường thấy đối với tổ chức thì có rất nhiều cá thể tập hợp lại và khối dữ liệu nhiều hơn. Nên muốn làm tốt quản lý dữ liệu thì cần phân quyền gắn với trách nhiệm từng bộ phận. Để việc sao lưu không trùng chéo, hoặc xóa dữ liệu quan trọng.

Yêu cầu cần đặt ra như sau:

• Trưởng các bộ phận/ phòng ban, có thẩm quyền xét duyệt tài liệu lưu
• Xác định giá trị của tài liệu cần sao lưu để có cở sở lập tần suất sao lưu.
• Với cá thể trong từng phòng ban thì sao lưu theo ngày, đối với người đứng đầu bộ phận thì sao lưu theo tuần. Đối với quản lý cấp cao thì sao lưu theo tháng hoặc sao lưu theo độ quan trọng của dữ liệu.

Ví dụ: Một bộ phận nhập hàng trong công ty sản xuất. Tất cả nhân viên cùng dùng chung một ổ chứa dữ liệu. Bất ngờ một nhân viên nào đó, vô tình hay cố ý xóa mất dữ liệu của bạn đã làm dữ liệu đó. Vậy nếu bạn  không sao lưu dữ liệu ra vị trí, thiết bị khác thì dữ liệu sẽ mất hoàn toàn. Bạn sẽ phải làm lại tốn rất nhiều thời gian, không ưng ý với bản đầu. Đặc biệt sẽ khiến người khác nghĩ bạn là người không thật, vì bạn không còn bằng chứng chứng minh.

Vì vậy, trước khi muốn tạo bất kỳ dữ liệu nào, bạn hãy xác định độ quan trọng của tài sản đó file, ảnh, video… Tạo cho mình thói quen sao lưu dữ liệu an toàn, có khoa học để giúp bạn trách rủi ro không đáng có nhé.