Bạn có thể hiểu các ứng dụng điện toán đám mây có những nét tương đồng với các ổ chung dùng trong mạng LAN (Shared Disk). Nhưng có những điểm khác biệt mà nếu khai thác tốt, bạn sẽ biến điện toán đám mây thành 1 công cụ quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
Hãy cùng WPRO.VN tìm hiểu về cách Phân quyền trên Điện toán đám mây.
Nếu bạn chưa biết Cách cài đặt, bạn tìm hiểu tại đây: Wpro.vn/dropbox/
1. CÁC ĐIỂM QUAN TRỌNG BẠN CẦN BIẾT
1.1. Đăng ký tài khoản điện toán đám mây để đồng bộ dữ liệu
Tùy thuộc vào ứng dụng điện toán đám mây bạn sử dụng mà có link đăng ký tài khoản điện toán khác nhau.
Đối với Dropbox bạn truy cập link sau để đăng ký tài khoản: Dropbox.com
- B1: Nhập thông tin đăng ký tài khoản
Thường thì cửa sổ Sign Up sẽ hiện lên như hình sau để bạn đăng ký, nhưng nếu không thì bạn nhấn Nút Sign ở góc trên bên phải của trang web nhé.
Bạn cũng đừng quyền tick chọn “I agree to the Dropbox Terms.
- B2: Xác nhận tài khoản
Bước này rất quan trọng.
Sau khi bạn làm xong bước 1, bạn sẽ nhận được 1 email của Dropbox. Lưu ý là email có thể vào hòm thư Spam/ Trash/ Junk…
Bạn mở email xác nhận lên và nhấn vào link xác nhận để chứng thực rằng bạn là chủ sở hữu tài khoản email trên.
[ QUAN TRỌNG ]
- Email bạn dùng để đăng ký dropbox rất quan trọng, bởi lẽ khi bạn không đăng nhập được vào dropbox.com thì bạn có thể lấy lại mật khẩu bằng email này.
- Tài khoản dropbox nên chọn tài khoản cá nhân (Free) trước sau đó nếu cần thì nâng cấp lên trả phí sau. Trong bài viết hướng dẫn cách cài Dropbox, Wpro.vn đã nêu rất rõ phần này. (Xem tại đây)
1.2. Có 2 loại tài khoản điện toán đám mây nào bạn nên biết
- Nếu chỉ có 1 mình bạn dùng
Với trường hợp này bạn chỉ cần 01 đăng ký tài khoản điện toán đám mây là đủ.
Ở mục 1.3 phía dưới mình sẽ nêu cụ thể hơn tác dụng.
- Nếu có nhiều người cùng sử dụng, khai thác dữ liệu
Với trường hợp này thì mỗi người nên có 1 tài khoản Dropbox riêng.
Trong đó:
+ Tài khoản chủ: Là tài khoản có thể truy cập tất cả các folder, có thể Add/ Remove thành viên/ members ra khỏi 1 folder bất kỳ
+ Tài khoản thường: Là tài khoản được phép truy cập 1 hoặc nhiều folder do tài khoản chủ cấp quyền.
Sang phần 2. phía dưới, bạn sẽ biết cách để phân quyền và lý do tại sao lại làm vậy.
1.3. Cần phải cài App của ứng dụng điện toán trên máy tính
[ LÝ DO ]
Sau khi cài xong Dropbox trên máy tính của bạn sẽ xuất hiện 1 folder Dropbox.
Bạn có thể dễ dàng truy cập Folder này bằng cách click vào biểu tượng ở Cây thư mục bên trái của Explorer
Dữ liệu giữa tài khoản tại trang Dropbox.com và trong folder Dropbox luôn luôn giống nhau. Lưu ý khi có thay đổi sẽ mất 1 vài phút để hoàn tất đồng bộ.
Bạn xem 2 ví dụ sau:
- Hình 01: Folder tổng
- Hình 02: Folder con
[ CÁCH CÀI ]
Đơn giản bạn chỉ cần truy cập link website sau và tải file cài đặt về.
Link: https://www.dropbox.com/install
Khi tải xong, bạn chỉ cần kích đúp vào file cài đặt và làm theo hướng dẫn. Khá dễ dàng và chỉ mất 1 vài phút để cài xong cho 1 máy.
[ QUAN TRỌNG ]
- Cài xong thì phải đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký ở trên. Máy nào đăng ký tài khoản đó
- Với 1 người dùng thì ở cả 2 máy bạn đăng nhập trên cùng 1 tài khoản là ok.
- Và nên di chuyển Ổ chứa folder Dropbox từ ổ mặc định C: về ổ D: hoặc E: hoặc F:. Cách làm là click chuột trái vào biểu tượng dropbox ở góc bên phải phía dưới màn hình. Click vào biểu tượng mũ ngược và chọn Preference. Tiếp đến trong cửa sổ hiện ra bạn vào thẻ Sync để Move folder từ ổ C: sang ổ mong muốn.
2. SƠ ĐỒ QUẢN LÝ => PHÂN QUYỀN
Phần hướng dẫn này chỉ áp dụng cho mô hình nhiều người cùng nhập, khai thác dữ liệu trên điện toán đám mây.
Còn với 1 người nhập cả 2 máy thì đăng nhập trên 1 tài khoản ở cả 2 máy nên không cần phân quyền.
Trong ví dụ ở hình sau ta có 3 folder:
- THUC DON
- KHO
- DAT HANG
Các bạn để ý giao diện trên trang dropbox.com có cột Members. Đây là chỉ tiêu quan trọng giúp bạn biết có bao nhiêu người được phép khai thác dữ liệu tại folder này.
[ MÔ HÌNH QUẢN LÝ ]
- THUC DON: 1 người
- KHO: 3 người
- DON DAT HANG: 1 người
Trong folder KHO ta có 3 folder con cho 3 kho: KHO 1, KHO 2 VÀ KHO 3
[ VỀ USER ]
Ngoài 5 người/ user ở trên là những người trực tiếp nhập liệu ta có thêm 2 user:
- 01 quản lý
- 01 kế toán
2 user này có thể truy cập tất cả các folder trên.
Do vậy ta cần có: 07 tài khoản Dropbox.
[ SƠ ĐỒ PHÂN QUYỀN ]
Ta có thể phân quyền cho từng folder (cách phân quyền ở dưới) như sau:
- Folder_[THUC DON]: Người làm thực đơn, Quản lý, Kế toán
- Folder_[DON DAT HANG]: Người làm đơn đặt hàng, Quản lý, Kế toán
- Folder_[KHO]: Quản lý, Kế toán, Người làm thực đơn, Người làm đơn đặt hàng
- Folder_[KHO 1]: Thủ kho 1, Quản lý, Kế toán, Người làm thực đơn, Người làm đơn đặt hàng
- Folder_[KHO 2]: Thủ kho 2, Quản lý, Kế toán, Người làm thực đơn, Người làm đơn đặt hàng
- Folder_[KHO 3]: Thủ kho 3, Quản lý, Kế toán, Người làm thực đơn, Người làm đơn đặt hàng
Lưu ý:
- Tùy vào mô hình thực tế, ta sẽ phân quyền cho phù hợp. Trên đây chỉ là ví dụ.
- Ta có thể phân quyền lại khi cần.
3. CÁCH CHIA SẺ/ PHÂN QUYỀN TRÊN ĐIỆN TOÁN ĐÁM MÂY
- B1: Truy cập trang Dropbox.com
- B2: Click chọn Files ở menu bên trái
- B3: Tìm tới folder muốn chia sẻ, phân quyền.
- B4: Click chọn share như hình sau:
- B5: Nhập địa chỉ email hoặc tài khoản dropbox của người được share
- B6: Người được share truy cập email để xác nhận và Add folder này vào Dropbox của họ là xong.
Như vậy là Bạn đã phân quyền và chia sẻ thành công các folder giữa các máy tính với nhau.
Bây giờ mỗi dữ liệu được lưu ở máy tính bất kỳ sẽ được đồng bộ lên Điện toán và sang các máy liên quan.
[ LƯU Ý ]- Share_01: Bạn không thể share được folder con dạng Can Edit nếu folder mẹ của nó đã được share
- Share_02: Bạn có thể share file hoặc cả folder
- Nhiều người cùng nhập trên 01 file sẽ gây ra Conflict => Tạo thành 2 file khác nhau
- Có thể đặt pass Edit file để hạn chế quyền Can Edit của người không liên quan.
Nếu gặp khó khăn gì, bạn email tới: webkynang.vn@gmail.com để được hỗ trợ.
Cảm ơn bạn,
Wpro.vn – Chuyên về Phần mềm Excel quản lý.
