5 kỹ năng cần có để Quản lý thông tin hợp đồng hiệu quả – dễ dàng.

Để quản lý thông tin hợp đồng hiệu quả và dễ dàng thì thông tin cần được tổ chức, ghi chép khoa học.

+ Tổng hợp mẫu file excel, phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp được sử dụng nhiều nhất

Dưới đây là 5 gợi ý:

1. Xây dựng danh mục – 5 kỹ năng cần có để Quản lý thông tin hợp đồng.

Thực tế xảy ra không ít trường hợp cùng 1 khách hàng nhưng mỗi lần giao dịch lại có 1 cái tên mới.

Do vậy, để tổng hợp số liệu, báo cáo rất mất thời gian để kiểm tra và độ chính xác không cao.

Giải pháp ở đây là tạo ra các danh mục, tối thiểu gồm:

– Danh mục khách hàng

– Danh mục hợp đồng

2. Mã hóa thông tin hợp đồng, khách hàng

Để đảm bảo sự nhất quán trong việc đặt tên, đặt mã khách hàng, hợp đồng thì mỗi công ty nên xây dựng cho mình 1 Cách thức/ Định nghĩa.

Ví dụ:

KHxxxxx -> Đây là quy ước đặt mã khách hàng

Trong đó,

– KH là viết tắt của Khách hàng

– xxxxx là số thứ tự của khách hàng từ 00001 – 99999

Ví dụ:

KH00001, …., KH99999

==> Bạn xem thêm:

Mẫu hợp đồng lao động trên Excel

Xây dựng KPI đơn giản bằng excel tải miễn phí

 File excel báo cáo quản lý nhân sự  – Miễn phí

3. Ghi chép chi tiết thông tin thanh toán – 5 kỹ năng cần có để Quản lý thông tin hợp đồng.

==> Tải dùng thử DEMO:

Thật là thiếu sót khi quản lý hợp đồng mà lại không quản lý tiến độ thanh toán.

Khi sử dụng WPRO Contract, bạn sẽ dễ dàng theo dõi được số tiền hành khách hàng thanh toán từng lần và số dư công nợ của từng hợp đồng hay tổng hợp tất cả hợp đồng.

4. Đối chiếu, kiểm soát chéo

Việc kiểm soát thông tin sẽ dễ dẫn tới sai sót nếu 1 người làm và theo dõi tất cả.

Nếu có điều kiện thì nên có bước kiểm tra, đối chiếu giữa các bộ phận, phòng ban liên quan.

Để làm việc này thì tùy vào từng công ty, dựa vào đặc thù ngành nghề để tổ chức.

Lấy ví dụ như phần Thanh toán.

Cuối tháng có thể kiểm tra tổng số tiền thu được giữa Nhân viên quản lý hợp đồng và Thủ quỹ.

Nếu có chênh lệch thì phải kiểm tra nguyên nhân ngay.

==> Bạn xem thêm nhé:

Báo cáo tổng hợp đánh giá KPI bằng excel tải miễn phí

Phần mềm quản lý nhân sự: Chấm công – tính lương WPRO HRM -DỄ SỬ DỤNG

5 Yếu tố tăng năng suất làm việc hiệu quả – Bạn nên biết.

5. Xây dựng Quy trình quản lý hợp đồng.

Để việc thu thập chứng từ, ghi chép thông tin hợp đồng, thanh toán đầy đủ và chính xác thì mỗi doanh nghiệp nên xây dựng quy trình quản lý hợp đồng.

Tại đó, mỗi nhân sự liên quan sẽ biết mình cần phải làm gì.

Hay khi cần biết thông tin gì sẽ biết ai là người phụ trách để hỏi, trao đổi thông tin…

Dưới đây là lưu đồ mẫu của 1 công ty. Bạn nên tham khảo và tự xây dựng riêng cho công ty mình nhé.

==> Tải dùng thử DEMO: