Link Tải mẫu file excel quản lý kho bán hàng cửa hàng xăng dầu của WPRO.vn tải miễn phí. Mẫu file cho phép bạn quản lý cả chỉ số cơ, chỉ số điện và quản lý cả tiền mặt thu được.
Bên cạnh việc bạn có thể tải mẫu file miễn phí, Wpro.vn thuộc công ty phần mềm Webkynang Việt Nam còn chia sẻ những kinh nghiệm hay trong quản lý cửa hàng xăng dầu.
Hãy cùng tìm hiểu.
PHẦN 1. MẪU FILE EXCEL QUẢN LÝ KHO BÁN HÀNG XĂNG DẦU
1.1. Báo cáo bán hàng theo ca
1.1.1. Báo lượng xuất bán trong một ca bán hàng của nhân viên
Phần này yêu cầu các thông tin cần như sau:
- Danh sách tổng số máy trạm hoạt động tham gia bán hàng
- Ngày/tháng/năm phát sinh làm việc
- Danh sách mặt hàng được bán
- Chỉ số thông tin đầu ca được giao ban luân chuyển từ ca trước có phát sinh
- Danh sách nhân viên bàn giao và nhân viên nhận ca chính
- Chỉ số thông tin cuối ca được chốt để bàn giao cho ca sau.
1.1.2. Doanh thu trong ca bán hàng
Bảng doanh thu bán tổng hợp kết quả bán hàng của ca trực đó làm việc như thế nào được hiển thị qua các thông tin sau:
- Danh mục mặt hàng
- Tổng hợp lượng hàng bán ra
- Đơn giá bán hàng
- Khai báo số lượng thu tiền ngay
- Số tiền thu ngay thu về
- Khai báo số lượng bán thu tiền sau
- Số tiền còn nợ cần phải thu
- Khai báo số lượng bán chiết khấu tiền ngay
1.1.3. Số tiền nộp lại sau ca trực của nhân viên bán hàng
Bảng kê nộp tiền yêu cầu:
- Mệnh giá tiền từ thấp đến cao nhất/ tờ tiền
- Số lượng của từng tờ tiền
- Tổng tiền của mệnh giá nhân với số lượng tờ tiền
- Xác nhận của người bàn giao nhận tiền, và người quản lý có trách nhiệm giám sát tại cửa hàng đó
1.2. Báo cáo lượng xuất theo máy.
Phần mục này cho biết với mỗi ngày lượng bán xuất ra tại các chốt đã được đánh dấu theo số máy là bao nhiêu.
Báo cáo lượng xuất theo máy cần theo dõi các chỉ tiêu sau:
- Danh sách tổng số máy cần quản lý
- Ngày/tháng/năm phát sinh giao dịch bán hàng
- Danh sách các mặt hàng được bán tại các máy
- Theo dõi tổng lượng xuất bán của từng ngày/từng máy.
1.3. Báo cáo bán hàng chi tiết.
Phần báo cáo chi tiết bán hàng sẽ hiển thị nội dung tổng số lượng bán ra đã thu được bao nhiêu tiền hàng, số còn lại thì quy về công nợ phải thu khách hàng, và quản lý bán hàng theo chiết khấu đối với buôn sỉ- khách phân phối.
Cơ cấu của báo cáo chi tiết bán hàng cần các thông tin sau:
- Danh sách từng loại hàng hóa
- Lượng tiền thu về tiền ngay
- Ngày/tháng/năm phát sinh giao dịch bán hàng
- Lượng tiền còn nợ đọng thu tiền sau
- Tổng lượng xuất bán hàng được theo dõi của từng ngày
- Lượng bán có chiết khấu (nếu có)
1.4. Báo cáo nộp tiền mặt bán hàng
Mục đích của phần báo cáo tiền mặt bán hàng giúp ta theo dõi được khoản tiền bán thực tế số tiền thu về và số tiền báo từ máy báo. Chênh lệch đâu còn điều chỉnh, kiểm soát.
Trên báo cáo yêu cầu các thông tin liên quan sau:
- Tên các loại sản phẩm xăng dầu….
- Ngày/tháng/năm phát sinh giao dịch bán hàng
- Báo cáo tổng lượng bán thu tiền ngay
- Báo cáo lượng bán chiết khấu
- So sánh tổng tiền bán được hàng và tổng số tiền mặt nộp quỹ thực tế
- Tính chênh lệch cần phải thu về.
Link tải mẫu file Quản lý kho bán hàng xăng dầu:
PHẦN 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI QUẢN LÝ KHO BÁN HÀNG XĂNG DẦU
Ai cũng biết , kinh doanh xăng dầu là ngành đem lại lợi nhuận rất cao, nhưng không phải ai cũng làm được. Việc quản lý kho bán hàng xăng dầu không phải điều dễ dàng, không chỉ quản lý về hàng hóa mà còn phải quản lý nhân viên,…
Nếu bạn đang kinh doanh xăng dầu và gặp 1 vài khó khăn trong việc quản lý kho bán hàng thì đây là bài viết dành cho bạn.
Bài viết tập trung vào lưu ý trong quản lý kho cửa hàng xăng dầu để việc kinh doanh hiệu quả hơn.
2.1. Quản lý kho hàng hóa
Cũng như những ngành nghề kinh doanh khác, việc quản lý thông tin hàng hóa là quan trọng. Bạn cần biết được mình có bao nhiêu trụ bơm xăng dầu, có những loại hàng nào, số lượng ở mỗi trụ là bao nhiêu.
Bạn cũng cần biết sức chứa tối đa của mỗi trụ là bao nhiêu. Từ đó thiết lập mức độ tồn kho tối ưu.
Trên phần mềm cần thể hiện được giá nhập và giá bán lẻ là bao nhiêu. Từ đó có thể tính toán được lợi nhuận của mỗi mặt hàng cũng như của cả cửa hàng nói chung.
2.2. Quản lý nhập và xuất kho
Công suất nhập và xuất kho sẽ phụ thuộc vào công suất của bơm. Tùy vào công nghệ bạn đang có, bạn có thể dự đoán được 1 ngày có thể nhập và xuất kho tối đa được bao nhiêu.
Ngoài ra, dữ liệu nhập và xuất kho thực tế cũng cần được quản lý chặt chẽ bởi phần mềm. Thông tin sẽ bao gồm số lượng, nhân viên phụ trách, thời gian tiến hành… Toàn bộ hoạt động tại kho cần phải được ghi nhận lại bởi hệ thống camera. Khi cần thiết, bạn có thể dễ dàng trích xuất để kiểm tra lại.
2.3. Quản lý checklist kiểm tra an toàn kho mỗi ngày
Xăng dầu là mặt hàng tiềm ẩn nhiều rủi ro về an toàn cháy nổ và an toàn môi trường. Vì vậy nếu quản lý không tốt, rất dễ xảy ra sự cố. Thậm chí là thảm họa làm thiệt hại về con người, tài sản và môi trường sống.
Do vậy, mỗi ngày bạn cần tuân thủ theo quy định kiểm tra an toàn tại kho. Đảm bảo mọi thứ đều đã được kiểm tra đầy đủ và chính xác.
Ngoài ra, các quy định về an toàn phải được niêm yết rõ ràng để mọi người cùng thực hiện. Đặc biệt là các quy định trong quá trình nhập và xuất xăng dầu. Hãy đảm bảo rằng luôn có người giám sát khi nhập đổ xăng dầu. Kiên quyết để mọi thứ được thực hiện an toàn và đúng quy định.
Diễn tập Phòng cháy chữa cháy theo quy định để sẵn sàng ứng phó khi sự cố thật xảy ra.
2.4. Quản lý nhân viên
Phỏng vấn và lựa chọn những người có tố chức làm việc cẩn thận và có tâm trong công việc. Bởi công việc này hỏi đòi hỏi tính an toàn và tự giác rất cao. Một người thiếu cẩn thận sẽ hoàn toàn không phù hợp.
Thông tin làm việc của nhân viên trong các ca trực cần được ghi nhận đầy đủ. Để bạn có thể kịp thời can thiệp khi phát hiện có nhân viên làm việc chưa đúng quy định.
Luôn đảm bảo có nhân viên túc trực kiểm tra xăng dầu tại kho. Yêu cầu nhân viên báo cáo đầy đủ và trung thực các sự cố xảy ra trong ngày. Có như vậy bạn mới có thể có biện pháp can thiệp tức thì.
Như vậy là mình đã liệt kê ra những điểm cần chú ý nhất trong quản lý kho bán hàng xăng dầu tại cửa hàng. Chúc cho công việc kinh doanh của bạn ngày càng phát triển và bền vững.
Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm File excel quản lý xăng dầu: Click xem
