Mẫu phiếu tạm ứng, giấy đề nghị tạm ứng thanh toán được lưu hành nội bộ trong công ty. Trong các hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, việc tạm ứng là điều thường xuyên xảy ra. Các vấn đề tài chính liên quan đến hoạt động thanh toán cần diễn ra minh bạch. Đảm bảo các giấy tờ liên quan phải khớp với nhau, tránh xảy ra các vấn đề sai xót liên quan đến tài chính.
Để đề nghị tạm ứng được đảm bảo minh bạch, chúng ta cần có giấy đề nghị tạm ứng hay phiếu tạm ứng. Vậy phiếu đề nghị tạm ứng được hiểu như thế nào, chúng ta cùng xem nhé.
>>>>>> Xem thêm: File Excel quản lý tạm ứng | Theo dõi tạm ứng nhân viên bằng excel
Phiếu tạm ứng hay giấy đề nghị tạm ứng thanh toán là gì?
Là mẫu giấy chứng từ đảm bảo cho việc xét duyệt tạm ứng hỗ trợ nhân viên đi công tác, cá nhân, mua vật tư.
Với điều kiện, người được nhận tạm ứng phải là người lao động của công ty doanh nghiệp đó. Chúng ta không thể cho người lao động của công ty khác đến nhận tạm ứng được. Ngoài ra người nhận được tạm ứng phải có sự đồng ý của cấp trên, người có chức vụ cao nhất đồng ý.
Qua đó có thể hiểu giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét đuyệt xuất quỹ cho người được nhận tạm ứng. Để giải quyết những công việc phục vụ cho việc kinh doanh của doanh nghiệp, hay giải quyết vấn đề cá nhân.
Người tạm ứng phải có trách nhiệm gì đối với việc lập phiếu
- Người nhận tạm ứng chỉ được sử dụng tiền với mục đích đã được phê duyệt
- Nếu không sử dụng hết, thì nộp lại cho công ty. Nếu tiêu lạm phát vào đó, công ty sẽ trừ luôn số tiền lạm phát đó vào lương của người nhận tạm ứng.
- Không được chuyển khoản tiền ứng đó cho người khác sử dụng.
- Bên cạnh đó, sử dụng tiền tạm ứng xong, người lao động phải lập một bảng thanh toán tạm ứng với công ty để:
- Thanh toán toàn bộ tiền tạm ứng đó
- Tri trả toàn bộ số tiền đã tạm ứng và khoản chênh lệch tạm ứng và thự tế sử dụng.
- Sau khi hoàn tất công việc, mà số tiền đó còn thừa, thì sẽ phải trả vào quỹ công ty. Nếu như khoản thừa đó, người tạm ứng đã tiêu vào khoản thừa ấy rồi, thì công ty sẽ trừ trực tiếp vào lương. Còn nếu như khoản chi thực tế cao hơn so với khoản tạm ứng trước đó. Công ty sẽ tri trả số tiền thiếu đó cho người tạm ứng.
Lưu ý: Người nhận tạm ứng kỳ trước phải thanh toán dứt điểm số tiền đã tạm ứng trước đó. Sau khi thanh toán tạm ứng hoàn tất, người lao động mới tạm ứng được kỳ sau.
Bộ phận kế toán sẽ có trách nhiệm theo dõi chi tiết những người tạm ứng và những khoản tạm ứng của công ty.
>>>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý thu chi bằng excel
Các bước tạm ứng – Mẫu phiếu tạm ứng, giấy đề nghị tạm ứng
Để việc tạm ứng được diễn ra thuận lợi, chúng ta cùng làm theo các bước sau:
- Nhân viên làm phiếu đề nghị thanh toán
- Mang qua trưởng phòng bộ phận hoặc người quản lý trực tiếp mình để duyệt
- Trình lên cho Giám đốc duyệt ký
- Sau khi giám đốc duyệt chi, mang xuống phòng kế toán để viết phiếu chi
- Tiếp theo chuyển qua kế toán trưởng duyệt phiếu và ký xác nhận
- Lại mang lên phiếu chi lên phòng giám đốc để duyệt chi
- Thủ quỹ chi tiền cho nhân viên tạm ứng
- Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ đó làm cơ sở đối chứng.
Các bước làm thủ tục thanh toán tạm ứng
Sau khi nhận được tiền tạm ứng, chúng ta sẽ nhận phải thanh toán tạm ứng hoàn tất thủ tục cho công ty.
- Nhân viên tập hợp tất cả các giấy tờ phát sinh liên quan để làm đề nghị thanh toán
- Bộ phận kế toán sẽ kiểm tra xem các giấy tờ đó đã hợp lý, hợp lệ hay chưa
- Sau khi hợp lệ, kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt
- Trình giám đốc duyệt và ký xác nhận
- Lưu ý: Các hóa đơn GTGT phải hợp lệ, hợp pháp
- Những khoản chi, không có hóa đơn thì phải có bảng kê rõ ràng theo form mẫu hợp lệ của công ty ban hành.
- Các hóa đơn tiếp khách, thì phải có danh sách món ăn đi kèm.
>>>>> Xem thêm: Tải Mẫu phiếu lương miễn phí
Mẫu phiếu tạm ứng có gì?
- Đơn vị: ghi tên công ty đang làm việc
- Bộ phận: thuộc bộ phận nào thì ghi bộ phận đó
- Giấy đề nghị tạm ứng/ Phiếu tạm ứng
- Kính gửi hội đồng công ty hay ban giám đốc, hay giám đốc tùy từng quy mô công ty.
- Họ và tên: ghi họ tên người xin tạm ứng
- Địa chỉ: Nơi ở của bản thân
- Đề nghị cho tạm ứng số tiền: ghi số tiền mong muốn được tạm ứng
- Lý do: ghi lý do vì sao phải tạm ứng vào đó
- Thời hạn thanh toán: xác nhận thời gian cụ thể thanh toán cho công ty
- Xác nhận chữ ký của những người có chức vụ quyền hạn trong công ty. Bao gồm: người làm đơn, trưởng bộ phận, kế toán trưởng, giám đốc.
TẢI MIỄN PHÍ CHẤM CÔNG TÍNH LƯƠNG
Như vậy, bài viết đã giải đáp thắc mắc mẫu phiếu tạm ứng là gì và vai trò của người làm giấy tạm ứng rồi. Qua đó bạn cũng biết được cách tạm ứng và thanh toán tạm ứng sao cho đúng với quy trình để làm tạm ứng nhanh gọn rồi. Ngoài ra chỉ với bạn chỉ cần bỏ ra một số tiền nho nhỏ là đã có thể sở hữu file excel tạm ứng của Wpro rồi. Việc sử dụng phần mềm để quản lý tạm ứng giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian, tiền bạc. Và tránh sai sót trong việc quản lý những ai tạm ứng nữa. Theo dõi sát sao, chi tiết nhắc nhở những ai đến kỳ hạn phải thanh toán tạm ứng. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho bạn một phần nào đó.
