{HOT} Quy trình quản lý kho hiệu quả – tối ưu cho Doanh nghiệp

Quy trình quản lý kho trong mỗi doanh nghiệp phần lớn sẽ giống nhau ở bộ khung. Do đặc thù ngành nghề, địa phương, yêu cầu từ chủ doanh nghiệp, quy mô công ty dẫn tới chi tiết form mẫu giấy tờ, con người sẽ khác nhau.

Tại sao lại cần một quy trình quản lý tồn kho

Mỗi một đơn vị đều cần một quy trình quản lý chung, đặc biệt là các công ty có hàng tồn kho cần theo dõi.

Quy trình giúp người quản lý có lợi ích to lớn không thể phủ nhận: Nó giống như một bộ máy – robot giúp người quản lý vận hành theo một guồng làm việc nhất định.

Để khi họ vắng mặt thì công việc vẫn được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.

Khi có một quy trình quản lý kho rõ ràng, chặt chẽ nghĩa là tất cả các khâu của bạn đang vận hành độc lập, nhưng có liên kết với nhau. Mỗi một nhân viên là một mắt xích quan trọng kết nối các khâu.

Khi có quy trình: Chỉ cần có lỗi là bạn có thể biết được ở đâu? Do ai? Tình trạng như thế nào. Sẽ luôn tránh được tình trạng cha chung không ai khóc. Khi gặp lỗi thì đùn đẩy nhau, người ở trên thì không túm được ai để mà hỏi.

Khi có quy trình, việc giám sát trở nên chặt chẽ, thông tin minh bạch. Đồng nghĩa với việc khi cần thông tin là có. Ai báo cáo? Dữ liệu ở đâu?

Khi thông tin minh bạch, rõ ràng thì giảm thiểu được thất thoát hàng hóa: Do hỏng, do mất mát, do trộm…. Nhà quản lý sẽ có phương án xử lý phù hợp.

Quy trình nhập xuất kho chi tiết

Sơ đồ sau mô tả một quá trình chi tiết cho 2 thao tác của kho trên một phần mềm 2.0:

Trên phần mềm một quy trình sẽ bắt đầu từ bước;

  • Khai báo danh mục cơ sở: Danh mục ở đây là Danh mục hàng hóa. Chỉ áp dụng cho những mặt hàng chưa từng khai báo hoặc hàng hóa nhập lần đầu
  • Nhập kho: Căn cứ order nhập hàng + phiếu hàng về của thủ kho, nhập liệu số liệu vào phần mềm theo số thực tế.
  • Chứng từ lưu trữ

Khi xuất kho

  • Căn cứ đơn hàng, hoặc báo giá chuyển từ bên kinh doanh tới. Tạo phiếu xuất hàng
  • Chuyển phiếu xuất tới thủ kho để lấy hàng cho khách
  • Chứng từ lưu trữ cần có chữ ký của khách hàng, thủ kho và người lập phiếu

Khi kiểm kê hàng hóa

  • Tạm đóng hoạt động nhập – xuất hàng hóa trong kho
  • Kiểm kê số liệu hàng hóa thực tế trong kho
  • Xuất dữ liệu từ phần mềm: Bảng kê list tồn kho
  • Kiểm tra đối chiếu dữ liệu
  • Phiếu xuất điều chỉnh tồn kho: Theo kết quả đánh giá sau cùng của Ban Giám đốc

Thực tế ra sao

Một số đơn vị nói rằng tại sao lúc quy mô nhỏ vẫn làm kho như vậy, khi công ty to hơn lại xảy ra vấn đề.

Khi quy mô nhỏ, bạn vẫn làm từng ấy bước nhưng 1 người làm công việc của nhiều người, trong quy trình gọi là kiêm nhiệm.

Khi đó ít người dễ kiểm soát, nhìn nhau làm việc. Nhưng đông người quy mô lớn, Ban giám đốc không thể nhìn chăm chăm vào một khâu.

Họ có rất nhiều việc phải quan tâm => Vì thế việc kiểm soát trở lên lỏng lẻo. Đông nhân sự, ắt có kẻ lợi dụng điểm này để trục lợi.

Leave a Reply