WPRO.vn thiết kế mẫu file excel quản lý dịch vụ cho thuê xe. Bạn có thể tải về dùng và hoàn toàn miễn phí.
Ngày nay xã hội phát triển, nhu cầu đi lại của người dân tăng cao. Đây được coi là cơ hội cũng như thách thức đối với ai đang kinh doanh dịch vụ vận tải.
Với file excel dưới đây, sẽ sơ bộ cho bạn thấy được muốn quản lý tốt cần phải sắp xếp dữ liệu theo hệ thống, dễ kiểm soát nhất.
Cùng xem chi tiết file.
PHẦN 1: CHI TIẾT FILE EXCEL BIỂU MẪU QUẢN LÝ DỊCH VỤ CHO THUÊ XE
1.1. Danh mục xe – Hàng hóa
Mục đầu tiên của bảng excel là danh mục các loại xe hiện đang có của doanh nghiệp.
Yêu cầu thông tin để kiểm soát:
- Biển số
- Tên hãng/ nhà sx
- Dòng xe
- Hộp số
- Ngoài ra còn có thể phân loại theo rất nhiều chi tiết khác nữa. Ví dụ: Trang bị, Màu xe, Dung tích Cốp, Đánh số thứ tự….
- Ghi chú khác nếu có
1.2. Nhập liệu sổ tay quản lý dịch vụ thuê xe
Phần thứ 2 của file excel quản lý dịch vụ thuê xe là nhập liệu.
Yêu cầu thông tin để giám sát như sau:
- Ngày/ tháng/ năm
- Số chứng từ ghi nhận cho thuê
- Nội dung chi tiết mỗi lần khách sử dụng
- Biển số xe
- Từ ngày…tới ngày
- Phí cho thuê
- Tiền đã thu được của khách
- Số còn lại công nợ cần thanh toán
- Tên khách hàng
- Địa chỉ liên hệ
- Số điện thoại
- Ghi chú…
1.3. Báo cáo doanh thu bảng excel tiện ích
Phần quan trọng cho ai đang kinh doanh đều mong muốn đó chính là báo cáo doanh thu.
Báo cáo cho bạn biết được loại xe nào được thuê nhiều nhất, số lượng xe còn lại vì sao lại giảm lượt….
Yêu cầu như sau:
- Biển số
- Tên hãng
- Dòng xe
- Tổng doanh thu
- Số tiền đã thu được
- Tiền hàng còn nợ khách chưa thanh toán
- Ghi chú nếu có….
1.4. Mở rộng nội dung file
Mặc dù đây là file mẫu đơn giản và miễn phí nhưng cũng được tổ chức dữ liệu một cách khoa học ngay từ việc nhập dữ liệu và dữ liệu thông tin về Xe.
Báo cáo tự động tính doanh thu, công nợ theo đầu xe giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Ngoài ra, Với những ai mong muốn 1 phần mềm quản lý chuyên nghiệp hơn, phần mềm sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc quản lý. Ví dụ 1 số trang bị chính được bổ sung thêm:
- Báo cáo chi tiết cho thuê 1 con xe từ ngày tới ngày
- Báo cáo doanh thu, công nợ tổng hợp tất cả các con xe từ ngày tới ngày
- Danh mục chi phi đầu tư từng con xe
- Báo cáo tính toán tỉ lệ thu hồi vốn của từng con xe
- Cập nhật chi phí sửa chữa, chi phí lãi vay, chi phí vận hành từng con xe
- Bảng giá thuê theo ngày
- Lọc mã thông minh theo biển số xe, nhập liệu nhanh
- Tự động lấy đơn giá thuê và tính tiền thuê theo ngày
- Các tính năng khác.
PHẦN 2: ĐIỀU CẦN BIẾT KHI QUẢN LÝ DỊCH VỤ CHO THUÊ XE
Ngày nay, theo đà phát triển kinh tế xã hội, nhu cầu di chuyển bằng ô tô đang ngày một tăng. Tuy nhiên để sở hữu một chiếc xe cho riêng mình, bạn phải chi ra một số tiền không hề nhỏ. Chính vì vậy, lĩnh vực kinh doanh cho thuê xe ô tô tại Việt Nam đã ra đời. Tuy nhiên, khi hoạt động trong lĩnh vực này, bạn có nhiều điểm cần chú trọng. Bài viết này chia sẻ về 5 lưu ý trong quản lý kho, bán hàng Dịch vụ cho thuê xe:
2.1. Phân loại xe
Bạn có thể phân loại, sắp xếp xe theo các tiêu chí: Số chỗ ngồi, động cơ, hãng xe, giá thuê, có sẵn hay không, có lái hay tự lái… Việc phân loại này giúp người quản lý có thể hệ thống hóa được tình trạng xe hiện tại trong kho. Đồng thời, bạn có thể dễ dàng tư vấn ngay xe ô tô thích hợp với nhu cầu mà khách hàng đang tìm kiếm. Nếu không sắp xếp một cách khoa học, theo số xe tăng lên, việc quản lý sẽ ngày càng khó khăn và mất thời gian. Có thể nói phân loại xe là mục cần đặc biệt lưu ý trong quản lý kho, bán hàng dịch vụ cho thuê xe.
CLICK XEM NGAY: QUẢN LÝ KHO ĐƠN GIẢN
2.2. Theo dõi bảo hiểm, đăng kiểm
Xe cho thuê phải mua đầy đủ hồ sơ và bảo hiểm. Với xe ô tô cần có bảo hiểm trách nhiệm dân sự, bảo hiểm vật chất xe. Ngoài ra phải còn thời hạn kiểm định và đóng đầy đủ phí đường bộ. Bạn cần theo dõi tình trạng những loại giấy tờ trên và hoàn thiện trước một thời gian nhất định (tốt nhất là 1 tháng). Nếu không, cơ sở kinh doanh có thể rơi vào các tình huống gây sụt giảm doanh thu. Nguyên do là vì xe thiếu giấy tờ hoặc có giấy tờ nhưng không đủ thời hạn dẫn đến không thể cho thuê.
2.3. Theo dõi việc sửa chữa, bảo dưỡng xe
Xe cần phải được định kỳ bảo dưỡng hay sửa chữa thường xuyên. Việc thay thế các bộ phận cũ,hao mòn, trục trặc là cần thiết để duy trì uy tín với khách hàng. Việc theo dõi giá cả sửa chữa bảo dưỡng, ngày thực hiện cũng đóng vai trò quan trọng trong hạch toán chi phí. Dựa vào đó, bạn sẽ chủ động lên được lịch định kỳ sữa chữa, bảo dưỡng cho những chiếc xe của mình.
2.4. Cập nhật đơn hàng
Sau khi chốt xong việc cho thuê xe với khách hàng, bạn nên lập tức cập nhật các thông tin của phương án thuê xe vào hệ thống theo dõi của mình. Các thông tin cần thiết bao gồm: Tên tuổi, địa chỉ, số điện thoại, email khách hàng, ngày và thời hạn thuê xe… Việc cập nhật đơn hàng thường xuyên sẽ giúp bạn quản lý được tệp khách hàng của mình.
CHI TIẾT XEM THÊM: FILE QUẢN LÝ PHỤ TÙNG BẰNG EXCEL
2.5.Theo dõi xe đang được cho thuê
Các cơ sở kinh doanh cần lắp đặt hệ thống định vị GPS để có thể kiểm soát vị trí xe của mình. Việc này còn giúp bạn theo dõi số km đã vận hành từ lúc bàn giao xe. Đặc biệt, khi có dấu hiệu trộm cướp, lừa đảo, bạn có thể thông qua hệ tống để tắt máy, ngắt nguồn điện xe từ xa.
Như đã chia sẻ trên đây, bạn có rất nhiều lưu ý trong quản lý kho, bán hàng Dịch vụ cho thuê xe. Để tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót, bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý cho thuê xe tiện lợi với mức chi phí hợp lý. Chúng sẽ giúp bạn giám sát công việc kinh doanh trên nhiều phương diện và giảm nguồn lực lãng phí.
Trong bài viết này, chúng tôi đã chia sẻ cùng bạn 5 lưu ý trong quản lý kho, bán hàng Dịch vụ cho thuê xe. Mong rằng bài viết sẽ mang lại những kiến thức bổ ích cho bạn. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc góp ý nào, vui lòng để lại bình luận tại đây.
