Mẫu file excel quản lý cửa hàng spa do WPRO.vn thiết kế. Ứng dụng có thể tải miễn phí ở phần dưới của bài viết.
Form mẫu dựng sẵn mục đích cho bạn tham khảo và có thêm công cụ để quản lý bán hàng được hiệu quả.
Hãy cùng xem nội dung chi tiết.
PHẦN 1: TÌM HIỂU VỀ NỘI DUNG ĐƯỢC TRIỂN KHAI TRONG FILE EXCEL QUẢN LÝ CỬA HÀNG SPA.
1.1. Danh mục hàng hóa.
Đầu tiên bạn cần xem lại tất cả các mặt hàng hiện đang được kinh doanh của cửa hàng bạn. Ngoài việc quản lý các hàng hóa trực tiếp sử dụng cho khách hàng như kem, thuốc nhuộm,… hay dịch vụ cung cấp, bạn cần theo dõi cả các thiết bị, vật tư sử dụng…
Một số chỉ tiêu cụ thể để có thể quản lý như sau (Bạn có thể bổ sung thêm nếu cần):
- Mã hàng hóa/ dịch vụ/ vật tư
- Tên sản phẩm
- Đơn vị tính
- Số buổi
- Giá bán/ đơn vị tính
- Ghi chú khác nếu có
1.2. Danh mục khách hàng
Tiếp theo trong công việc quản lý cửa hàng Spa của bạn đó là lưu trữ được toàn bộ thông tin về khách hàng.
Từ đó ta có thể chăm sóc được khách hàng chu đáo hơn.
Trước tiên bạn cần cập nhật và lưu trữ dữ liệu liên quan đến khách gồm tối thiểu các thông tin sau:
- Mã khách hàng
- Tên người sử dụng dịch vụ/ hàng hóa
- Số điện thoại
- Địa chỉ
- Trạng thái: Cập nhật trạng thái hoạt động, hết hạn, … Cảnh báo vấn đề sức khỏe liên quan. Từ đó có hướng điều trị, chăm sóc được hiệu quả nhất.
- Ghi chú khác nếu có.
- ……….
1.3. Nhập liệu phát sinh (Data)
Phần quan trọng giúp quản lý bán hàng Spa được hiệu quả đó là quá trình nhập liệu hàng ngày.
File excel quản lý cửa hàng Spa của Wpro đưa ra các chỉ tiêu để bạn có thể kiểm soát hoạt động kinh doanh như sau:
- Ngày/ tháng/ năm
- Loại: Mua hay sử dụng
- Mã khách hàng
- Tên người sử dụng
- Dịch vụ/ hàng hóa khách đăng ký mua và dùng
- Số lượng gói
- Lượng buổi
- Giá bán/ số lượng gói
- Thành tiền
- Cập nhật số buổi còn lại của khách
- Ghi chú khác nếu có…
Tuy nhiên trên đây là bản dựng sẵn mẫu chỉ mang tính chất tham khảo. Nếu bạn cảm thấy chưa đủ thông tin, hoặc tính năng chưa hoàn thiện. Bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được thiết kế theo yêu cầu phù hợp nhất với bạn.
Tên Cty: Công ty TNHH Webkynang Việt Nam
Địa chỉ: Tầng 6, Tòa Nhà Sannam, 78 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 024 2239 7373-hotline: Hotline: 038 997 8430
Email: Webkynang.vn@gmail.com
1.4. Báo cáo doanh thu
Để nắm được tổng quát được toàn bộ hoạt động của cửa hàng cũng như doanh thu bán của từng mặt hàng/ dịch vụ. Wpro.vn có đưa ra bảng excel quản lý cửa hàng spa với các thông tin như sau:
- Mã hàng hóa/ dịch vụ
- Tên hàng – mô tả nội dung
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Doanh thu
- Ghi chú khác nếu có….
1.5. Đề xuất giải pháp sở hữu công cụ quản lý hiệu quả
Để quản lý được hoạt động kinh doanh của cửa hàng, tiết kiệm thời gian, chi phí. Ngoài ra còn nắm bắt được số liệu rõ ràng, minh bạch rành mạch từng con số.
Bạn nên tìm các chuyên gia thiết kế file excel, phần mềm quản lý chuyên nghiệp để họ tư vấn và thiết kế theo yêu cầu riêng biệt của bạn.
Đầu tư vào công nghệ thông tin trong quản lý sẽ không lãng phí. Nó giúp bạn cập nhật dữ liệu, kiểm soát…. Và rất nhiều điều sẽ được bật mí chỉ ở bản full mới có đầy đủ.
Với bản FULL, bạn sẽ được thêm các phần chính sau:
– Lọc mã thông minh: Nhập ký tự gợi ý để lọc ra các hàng hóa, khách hàng chứa ký tự gợi ý.
Ví dụ lọc theo số điện thoại, địa chỉ,…
Tra cứu lịch của 1 khách nhanh chóng
Form nhập dữ liệu chuyên nghiệp ở dạng phần mềm Excel
Báo cáo thống kê, phân tích tình hình kinh doanh, biểu đồ biểu diễn xu hướng…
Cánh báo người sử dụng đã dùng hết số lượt hoặc thẻ đã quá hạn.
PHẦN 2: NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ QUẢN LÝ CỬA HÀNG SPA
Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, nhu cầu làm đẹp của mọi người, đặc biệt là phụ nữ ngày càng tăng cao. Đó là lý do mà các cửa hàng Spa ngày càng xuất hiện nhiều hơn.
Cho nên trong bài viết hôm nay, mình xin nêu ra một số lưu ý trong quản lý cửa hàng Spa để các bạn có nắm được.
2.1. Quản lý dịch vụ cung cấp cho khách hàng
Bạn cần tạo các danh mục rõ ràng để bạn có thể nắm rõ tình hình kinh doanh của mình, cũng như tư vấn cho khách hàng dễ hơn.
Bạn có thể phân loại danh mục như: massage, chăm sóc da, giảm mỡ, phun thêm thẩm mỹ… Và trong mỗi mục sẽ chia thành những mục con nữa. Chẳng hạn như trong chăm sóc da bạn chia thành: tắm trắng, trị nám, trị mụn, trẻ hóa làn da…
Ngoài ra, bạn cũng sẽ đưa ra các gói sản phẩm theo lộ trình. Đây làm mảng đem lại lợi nhuận khá lớn cho bạn. Nên với mỗi gói sản phẩm, bạn cần quản lý được thông tin liệu trình đó kéo dài thời gian trong bao lâu, phải thực hiện những bước nào, mỗi bước có những lưu ý gì cho khách hàng, cần sử dụng kèm loại kem/ thuốc hỗ trợ gì…
2.2. Quản lý nhiều chi nhánh
Nếu các bạn kinh doanh với quy mô lớn có nhiều chi nhánh, thì bạn cần quản lý theo mã sản phẩm. Mỗi sản phẩm dịch vụ sẽ có mã đồng bộ giữa các chi nhánh với nhau.
Như vậy, bạn không đến từng chi nhánh vẫn có thể kiểm soát được hoạt động của cả chuỗi. Tiết kiệm được cho bạn rất nhiều thời gian và công sức.
2.3. Quản lý lịch hẹn với khách hàng
Với sự hỗ trợ của phần mềm, bạn sẽ dễ dàng tạo và quản lý lịch hẹn với khách hàng. Các thông tin sẽ bao gồm: tên khách hàng, số lượng người, ngày hẹn, dịch vụ mong muốn, nhân viên được yêu cầu, số điện thoại…
Bạn cũng cần cài đặt tính năng nhắc nhở ngày hẹn sắp tới để sắp xếp nhân viên phù hợp.
Chỉ cần nhìn vào dữ liệu từ phần mềm, bạn hoàn toàn nắm được trong ngày bạn đã có bao nhiêu lịch hẹn. Rồi quyết định bạn xem bạn có thể nhận thêm khách hàng nào nữa hay không.
2.4. Quản lý công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị
- Máy móc thiết bị: Mỗi loại máy móc thiết bị sẽ có mã quản lý riêng. Máy móc thiết bị ở đây có thể là máy soi da, máy giảm béo, máy xoá nám tàn nhang… Trong mã này, bạn sẽ biết được thông tin về tên máy, thời gian nhập, giá nhập, đã sửa chữa bảo trì bao nhiêu lần… Bạn sẽ nắm được số lượng máy dễ dàng ngay cả khi bạn có nhiều chi nhánh.
- Công cụ dụng cụ: ngoài máy móc thì bạn sẽ có các dụng cụ khác như cây lăn hơ, cây massage, lược massage, bao xông hơi… Tất cả cũng sẽ được quản lý bằng mã số nhằm giảm tối thiểu việc thất thoát.
2.5. Quản lý thông tin khách hàng
Đối với kinh doanh spa, dịch vụ tốt và chăm sóc khách hàng là điều quan trọng tiên quyết. Bạn cần lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến khách hàng. Từ thông tin cá nhân đến lịch sử sử dụng dịch vụ, và những ghi chú cần thiết.
Điều bạn nên nhớ ở đây là bạn phải rất tâm lý và hiểu nhanh ra vấn đề mà khách hàng đang mong muốn được giải quyết. Khách hàng sẽ đánh giá rất cao điều đó.
Ngoài ra, bạn còn có thể tạo thẻ khách hàng, đặc biệt là thẻ khách hàng thân thiết cả online và offline. Không chỉ đơn giản là để khuyến khích tiêu dùng, mà đây còn là một cách khôn ngoan để quản lý và chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất.
XEM THÊM NỘI DUNG LIÊN QUAN KHÁC:
2.6. Quản lý nhân viên
Phải nói, nhân viên là yếu tố cực kỳ quan trọng trong ngành dịch vụ này. Bởi vì họ là người trực tiếp cung cấp dịch vụ và giao tiếp với khách hàng.
Câu “khách hàng là thượng đế” hoàn toàn đúng trong lĩnh vực này. Nhân viên của bạn cần phải có thái độ rất tích cực, nhã nhặn, và lịch sự với khách hàng.
Không chỉ vậy, họ còn phải là những người có tay nghề, và có kiến thức trong lĩnh vực làm đẹp.
Bạn cần lưu trữ thông tin của nhân viên. Đặc biệt là danh sách bán hàng của từng nhân viên. Từ đó bạn có thể đánh giá khả năng làm việc của từng người. Và sẽ đưa ra kế hoạch đào tạo nâng cao tay nghề phù hợp cho nhân viên.
2.7. Quản lý các chương trình khuyến mãi và combo dịch vụ
- Chương trình khuyến mãi: Đối với dịch vụ Spa, bạn sẽ phải quản lý cùng lúc nhiều chương trình khuyến mãi khác nhau. Ví dụ như khuyến mãi ngày vàng, ưu đãi khách VIP, đổi điểm tích lũy, sinh nhật, ưu đãi khách hàng mới…
Do vậy, bạn sẽ cần một phần mềm rất linh hoạt để bạn có thể chạy nhiều chương trình cùng một lúc.
- Combo dịch vụ: bạn cũng sẽ áp dụng các Combo để khuyến khích sử dụng dịch vụ từ khách hàng. Ví dụ như combo chăm sóc da toàn diện, combo giảm mỡ toàn thân…
2.8. Quản lý bán hàng
Khách hàng sẽ rất hài lòng khi họ biết được chi tiết các dịch vụ họ đã sử dụng. Đó là thông tin về tên dịch vụ, giá cả và chương trình khuyến mãi mà họ đã được hưởng.
Do vậy, hóa đơn xuất ra cũng phải có đầy đủ thông tin chi tiết như trên.
Ngoài ra, nếu như khách hàng đang theo liệu trình dài thì trong hóa đơn cũng cần thể hiện thêm khách vừa hoàn thành bước nào của liệu trình, còn lại bao nhiêu bước, và lịch hẹn của ngày tiếp theo là bao nhiêu.
Trên đây là toàn bộ những lưu ý trong quản lý cửa hàng Spa. Hi vọng đôi dòng chia sẻ có thể giúp ích được cho việc kinh doanh của bạn.
