WPRO.vn gửi bạn File Excel quản lý phòng khám nha khoa miễn phí tới các bạn tham khảo.
Hi vọng bổ ích và giúp được bạn trong quản lý kho vật tư thiết bị, hoạt động phòng khám một cách hiệu quả.
Hãy cùng tìm hiểu file dưới đây.
PHẦN 1: CHI TIẾT CỦA FILE EXCEL QUẢN LÝ THIẾT BỊ TRONG NHA KHOA
1.1. Danh mục hàng hóa
Phần đầu tiền của file excel quản lý phòng khám là liệt kê danh sách sản phẩm/ vật tư y tế cần quản lý.
Yêu cầu đặt ra như sau:
- Mã hàng hóa: Tên gọi được mã hóa cho dễ nhớ và kiểm soát.
- Tên sản phẩm
- Đơn vị tính
- Ghi chú nếu có
- ……
1.2. Nhập kho
Kiểm soát hàng hóa bằng cách giám sát thông tin dữ liệu cả đầu vào và đầu ra hiệu quả, chi tiết nhất.
Yêu cầu cần có để quản lý hàng vào kho:
- Ngày/ tháng/ năm hàng được mua về thực tế
- Số chứng từ ghi nhận hàng nhập
- Mã hàng hóa
- Tên hàng hóa sẽ được cập nhập tự động vì WPRO.vn đã đặt công thức gọi lệnh giúp bạn.
- Số lượng nhập
- Đơn giá mua vào
- Tiền phải trả người bán
- Nhà cung cấp
- Thông tin khác nếu có
1.3. Xuất kho
Để kiểm soát được tốt hàng xuất kho, thì ta cần các yêu cầu về thông tin sau:
- Ngày/ tháng/ năm xuất hàng bán
- Số phiếu ghi nhận phát sinh
- Mã hàng hóa
- Tên sản phẩm
- Số lượng bán
- Giá tiền xuất
- Doanh thu (Thành tiền)
- Khách hàng
Ngoài ra nếu bạn cần giám sát công việc của nhân viên bán hàng. Hoặc người phụ trách công việc thì bạn có thể tạo thêm nhiều file excel quản lý khác.
Tuy nhiên để tiết kiệm thời gian quý báu thì lời khuyên cho bạn là nên có phần mềm quản lý chuyên nghiệp.
TẢI MẪU: PHIẾU XUẤT KHO
1.4. Báo cáo kho hàng
Muốn quản lý được hàng hóa hiệu quả. Bạn cần phải có một báo cáo dữ liệu trên hệ thống và báo cáo từ thực tế. Từ đó bạn có phương án giám sát hàng hóa được tốt nhất. Khâu nào còn yếu kém, sai sót bạn sẽ giải quyết vấn đề đó ngay.
Yêu cầu cơ bản cần có:
- Mã hàng hóa
- Tên sản phẩm
- Số lượng nhập hàng
- Xuất bán
- Báo cáo tồn kho: Kết quả sẽ được tính toán bởi Wpro.vn đã đặt sẵn công thức giúp bạn.
Nếu cần chi tiết hơn bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ sớm nhất.
1.5. Báo cáo bán hàng
Bạn có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh bán hàng được chi tiết nhất thông qua báo cáo bán hàng.
Kết quả làm việc được tổng hợp lại và báo cho bạn biết sản phẩm nào bán được nhiều hàng, thu được nhiều lợi nhuận
Các chỉ tiêu cần có như sau:
- Mã hàng hóa
- Tên sản phẩm
- Số lượng bán của từng mặt hàng
- Thành tiền
- Ghi chú khác nếu có
Trên đây là phần đề xuất trong quản lý vật tư bán hàng nha khoa bằng file excel cho bạn.
Nếu bạn cảm thấy tốt hay yêu thích hãy giới thiệu cho nhiều người cần sử dụng.
Hoặc bạn cảm thấy file excel này chưa thực sự phù hợp thì có thể liên hệ với WPRO.VN để được thiết kế dành riêng cho bạn.
TẢI MIỄN PHÍ MẪU: FILE EXCEL QUẢN LÝ KHO PHÒNG KHÁM NHA KHOA
PHẦN 2: LƯU Ý TRONG QUẢN LÝ KHO TRONG PHÒNG KHÁM NHA KHOA
Quản lý kho phòng khám nha khoa cần lưu ý những vấn đề gì? Tại sao cần phải lưu ý trong quản lý ?
Hiện nay, không chỉ giới hạn nhu cầu về khám chữa bệnh răng – hàm – mặt. Mà nhu cầu chăm sóc làm đẹp răng miệng của khách hàng cũng tăng cao. Điều này là cơ hội cho nhiều phòng khám nha khoa tư nhân mở rộng và phát triển. Vậy hôm nay hãy để chúng tôi giúp bạn qua bài viết dưới đây.
2.1. Quản lý hàng hóa
Muốn kinh doanh đạt hiệu quả cao, trước tiên cần quản lý tốt hàng hóa phụ vụ cho việc bán. Tất cả các sản phẩm cần đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn của bộ y tế và của bộ phận chuyên môn đề ra.
Lời khuyên được đưa ra là:
- Lên một danh sách thật chi tiết, đầy đủ về các trang thiết bị và cơ sở vật chất cần chuẩn bị.
- Tất cả các sản phẩm sử dụng yêu cầu phải rõ xuất xứ, có hạn sử dụng rõ ràng. Quan trọng nhất là đều được kiểm định bởi bộ y tế.
- Phân loại kĩ càng các vật dụng tùy theo mục đích sử dụng. Ví dụ: đồ vệ sinh, đồ trực tiếp chữa bệnh, thuốc, trang thiết bị công nghệ…
- Danh sách người phụ trách quản lý hàng hóa.
- Lên kế hoạch thực hiện vệ sinh theo đúng quy trình. Đảm bảo chất lượng sức khỏe tốt nhất cho người bệnh.
- Sau mỗi ca khám, lập tức thay bộ dụng cụ khám mới.
Việc chuẩn bị cơ sở vật chất được coi là công đoạn quan trọng và đòi hỏi tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc. Trang thiết bị đầy đủ, sạch sẽ, đảm bảo là tiêu chuẩn đầu tiên để có thể đánh giá được chất lượng của phòng khám đó là tốt hay chưa.
2.2. Quản lý kho, nhập xuất
Việc quản lý kho hàng của các phòng khám nha khoa cần đặc biệt lưu ý như sau:
Vì là ngành thuộc y tế, không chỉ phục vụ làm đẹp mà còn liên quan trực tiếp tính mạng của người sử dụng thuốc.
Chúng ta càng phải thận trọng khi khai thác thông tin khác hàng cũng như khai báo trung thực với bên điều trị để hạn chế không xảy ra sự cố.
Cần các yêu cầu đặc biệt sau:
- Quản lý hàng tồn kho nếu đã kinh doanh (hoặc không có nếu mới bắt đầu nhập điều trị)
- Ngày/tháng/năm lô hàng được chuyển bán tại nhà sản xuất
- Ngày/tháng/năm nhập hàng vào kho cửa hàng
- Thời điểm bán hàng kho thuốc an toàn để điều trị hiệu quả cho bệnh nhân.
- Hạn sử dụng của sản phẩm tới thời điểm nào thì hết, phương án giải quyết hàng tồn kho, hết hạn sử dụng sẽ như thế nào?
- Liều lượng tối thiểu và tối đa có thể dùng được trên một liệu trình/ người là bao nhiêu.
- Áp dụng để sử dụng được thuốc với người dùng từ bao nhiêu tuổi
- Mỗi loại thuốc điều trị cần lưu mẫu, tránh sự cố khi điều trị cho khách hàng.
- Khi sử dụng thuốc cần lưu ý với các bệnh nhân có tiền sử bệnh gì ….
CLICK XEM THÊM: QUẢN LÝ KHO ĐƠN GIẢN
2.3. Quản lý nhân sự
Hầu hết các phòng khám có hình thức hoạt động kinh doanh giống nhau. Tuy nhiên điều khác nhau là về quy mô và số lượng, có những nơi có đầy đủ nhưng có những cơ sở thì còn rất nhiều hạn chế.
- Giám đốc: Chịu trách nhiệm quản lý tổng thể và điều hành trực tiếp. Yêu cầu có chứng chỉ hành nghề chuyên khoa răng hàm mặt, đã từng có kinh nghiệm, thời gian khám chữa bệnh.
- Nhân viên hành chính: 2 người. Chịu trách nhiệm kiểm tra hoạt động thanh toán, chi tiêu. Bên cạnh đó, thực hiện các việc liên quan tới chăm sóc khách hàng như liên hệ, đặt lịch khám, kiểm tra sau khám.
- Y tá: ít nhất 3 người, hỗ trợ bác sĩ trong khám chữa bệnh. Các y tá cũng cần đảm bảo có đầy đủ, bằng cấp, kĩ năng cũng như kinh nghiệm.
- Kiểm kê kho: số lượng 1 người. Người này sẽ chịu trách nhiệm giám sát, kiểm soát chi tiết những công việc liên quan tới nhập, xuất hàng hóa, số lượn tồn kho.
Đây cũng được coi là công đoạn cần có sự chuẩn bị tốt, lấy tiền đề cho sự thành công của phòng khám nha khoa.
Cần có kế hoạch đánh giá, theo dõi cũng như là tập huấn thường xuyên về kĩ năng cũng như là thái độ của nhân viên.
2.4. Quản lý khách hàng
Việc quản lý khách hàng tại các phòng khám nha khoa tuy không có sự phức tạp như quản lý các cửa hàng hay kinh doanh.
Nhưng đây là công việc đòi hỏi sự chính xác và tập trung rất cao.
Công việc này có sự ảnh hưởng rất nhiều tới bộ mặt của nha khoa. Chỉ cần có sai sót sẽ làm khách hàng đánh giá không tốt về phòng khám.
Tuy không phức tạp nhưng cũng có rất nhiều đầu việc ở phần chăm sóc khách hàng:
- Ghi nhận thông tin, phân loại khách hàng
- Ghi nhớ lịch hẹn khám, lịch hẹn kiểm tra
- Quản lý tình trạng, bệnh lý của từng bệnh nhân
- Quản lý các loại hóa đơn, đơn thuốc điều trị.
- Làm kế hoạch Marketing và chăm sóc khách hàng trong quá trình khám.
PHẦN MỀM CRM 2019 (Phiên bản mới nhất):CLICK XEM
2.5. Sử dụng phần mềm quản lý phòng khám nha khoa
Nhìn chung để quản lý một phòng khám nha khoa là việc đòi hỏi rất nhiều kĩ năng. Người Chủ của các phòng khám nên tìm và nghiên cứu sử dụng những phần mềm quản lý nha khoa, hoặc các file Excel theo dõi. Một phần mềm quản lý phù hợp sẽ giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức cũng như đẩy mạnh hiệu quả của nha khoa.
Những phần mềm này sẽ giúp bạn quản lý tất cả các yếu tố và bộ phận của 1 phòng khám nha khoa. Tính năng nổi trội của phần mềm quản lý này đó chính là tối ưu hóa vận hành của phòng khám. Phần mềm quản lý kho bán hàng này sẽ đảm bảo giám sát tất cả các nhiệm vụ từ trong đến ngoài phòng khám, lên những báo cáo chi tiết mỗi tháng về tình hình của phòng khám.
Trên đây là bài viết những lời khuyên dành cho những nha khoa. Tiếp tục theo dõi webkynang để nhận được nhiều kiến thức hơn nhé.
